Praca z dokumentacją, a zwłaszcza jej przechowywanie i niszczenie, to jeden z efektów ubocznych prowadzenia własnej firmy. Niestety, obowiązków w tym zakresie nie jesteśmy w stanie w żaden sposób obejść, ale istnieje możliwość zoptymalizowania tych procesów. Z pomocą przychodzi firma utylizacyjna. Sprawdź, jakie usługi oferuje.

Przechowywanie i niszczenie dokumentów

Firma utylizacyjna oferuje przede wszystkim niszczenie dokumentów papierowych i nośników danych. Utylizacja odbywa się w zgodzie z RODO i innymi przepisami, w zależności od rodzaju dokumentów. Inną usługą pośrednio związaną z niszczeniem jest archiwizacja. Dzięki niej nie musisz przechowywać akt na własną rękę. Specjaliści zrobią to za Ciebie. W pierwszej kolejności katalogują papiery i dokładnie je opisują. Później umieszczają w odpowiednich pomieszczeniach, które posiadają zabezpieczenia.

Skanowanie i digitalizacja dokumentów

Flagową usługą firm utylizacyjnych jest zazwyczaj utylizacja dokumentów. Wiele firm potrzebuje wsparcia w prowadzeniu archiwum, ale też w przejściu z formy papierowej na elektroniczną. Digitalizacja dokumentów umożliwia stworzenie archiwum cyfrowego, a tym samym optymalizację kosztów i innych zasobów. Jeśli czujesz, że Twoje archiwum pęka w szwach, ta usługa jest dla Ciebie. W parze z nią idzie skanowanie papierów, które dla osoby niedoświadczonej jest procesem żmudnym, a dla profesjonalisty – po prostu kolejnym zadaniem.

Kiedy warto skorzystać z usług firmy utylizacyjnej?

Firma utylizacyjna oferuje szereg usług przedsiębiorstwom działającym w różnych branżach, na różną skalę, w sektorze prywatnym bądź publicznym. Z jej usług warto skorzystać, jeśli:

• prowadzenie firmowego archiwum zaczyna Cię przerastać,
• masz ogromną ilość dokumentów firmowych do zagospodarowania,
• prowadzenie archiwum papierowego generuje wysokie koszty,
• nie możesz odnaleźć się w gąszczu firmowego archiwum,
• chcesz zgodnie z przepisami niszczyć dokumenty,
• nie wiesz, kiedy możesz zgodnie z prawem zniszczyć poszczególne rodzaje dokumentów.

Archiwizacja to wbrew pozorom trudne zadanie, podobnie jak niszczenie dokumentów i nośników danych. Obecnie nie możesz już tak po prostu umieścić papieru w niszczarce. Nieprawidłowe usunięcie danych naraża Cię na karę finansową, dlatego należy wdrożyć specjalne procedury. Pomogą Ci w tym eksperci, którzy archiwizowaniem i niszczeniem dokumentów zajmują się na co dzień.